Una data room è un quadro legale, organizzativo e tecnico per l'uso condiviso e l'ulteriore utilizzo dei dati da parte di più soggetti.
Nel contesto di una data room, gli attori dei dati ricoprono uno o più dei cinque ruoli seguenti: utenti dei dati, fornitori di dati, intermediari, persone interessate e beneficiari.
Gli utenti dei dati ricevono l'accesso, tramite infrastrutture di dati (componenti tecniche per la pubblicazione, la preparazione e l'utilizzo dei dati), ai dati di cui hanno bisogno per le loro applicazioni (servizi basati sui dati) e che sono autorizzati a utilizzare in base all'accordo con i fornitori di dati. Compensano i fornitori di dati e gli intermediari di dati, ad esempio partecipando ai ricavi generati dall'uso dei dati.
I beneficiari acquistano i servizi basati sui dati forniti dagli utenti dei dati e li remunerano in base all'accordo.
Se i dati si riferiscono a terzi ("interessati") (persone fisiche o giuridiche), questi hanno il controllo sul trasferimento dei loro dati (da parte dei fornitori di dati) e sul loro utilizzo (da parte degli utenti), a seconda delle caratteristiche delle regole della sala dati, e partecipano ai risultati dell'utilizzo dei dati.
I broker di dati forniscono supporto tecnico, organizzativo e legale per lo scambio di dati tra fornitori e utenti di dati, con componenti infrastrutturali corrispondenti (ad esempio, piattaforme di scambio dati) e servizi che facilitano l'uso dei dati (ad esempio, pulizia, arricchimento e messa in rete dei dati). Per i loro servizi sono remunerati dagli utenti e dai fornitori di dati.
La cooperazione delle parti interessate e le loro attività legate ai dati sono inserite in un quadro giuridico, organizzativo e tecnico definito e applicato congiuntamente dai fornitori di dati.
Proprietà della sala dati
La cooperazione delle parti interessate e le loro attività relative ai dati sono inserite in un quadro giuridico, organizzativo e tecnico definito e applicato congiuntamente dai fornitori di dati. Questa è la base della sponsorizzazione. L'organo di governo può assumere il ruolo di organizzare e (a seconda della struttura) far rispettare le norme e i regolamenti.
La Swiss Data Alliance ha descritto lo spazio europeo dei dati da una prospettiva svizzera in un libro bianco.